Interview de Delphine Magueur, Directrice Associée Univers Paie

 

Vous avez récemment effectué un Webinar sur la gestion sociale avec SilaExpert. Pouvez-vous nous présenter votre structure ?

Univers PAiE est un spécialiste de l’externalisation de la gestion de la paie et de l’administration du personnel pour les entreprises. Univers PAiE est le pôle d’externalisation de la paie du Groupe HR Path.

Nos plateaux sont situés à Brest, Caen, Lille, Bordeaux, Marseille et Paris, et nos services sont délivrés par 130 gestionnaires de paie. Notre support est réalisé par 650 experts HR Path sur différents sujets. Nous produisons environ 1 200 000 Bulletins de paie par an sur l’ensemble des conventions collectives, pour 750 clients. Univers PAiE acquiert 50 nouveaux clients chaque année. Notre chiffre d’affaire s’élève à 10 M€.

Nous sommes agréées organisme de formation et avons la capacité à former nos clients au cas par cas sur des initiations de paie ou des évolutions conventionnelles. Nous l’avions notamment effectué lors de la mise en place du prélèvement à la source, avec la proposition d’une demi-journée de web formation.

 

Quelles sont vos différents niveaux de service ?

Notre offre BPO consiste à mettre en œuvre une solution adaptée à la demande de nos clients qui externalisent partiellement ou totalement la gestion des paies, des déclarations sociales et des autres processus d’administration du personnel. Dans notre 1er niveau de service, nous assurons la veille sociale et la maintenance applicative et légale. De nombreux clients nous sollicitent pour réaliser les paies et les déclarations, tout en gardant une autonomie sur la gestion du personnel et la consultation et/ou récupération des données du SIRH. Ainsi, nos clients ont la possibilité d’activer des modules pour industrialiser certains processus tel que la mise en place d’un portail salarié, d’un coffre-fort électronique, le suivi des entretiens annuels, des actions de formations, …

L’offre HR Pic 1 comprend la licence, la maintenance légale et l’hébergement des données ainsi que leur exploitation. Un support fonctionnel est assuré « à la carte ». Nous proposons une option de contrôle des anomalies DSN.

L’offre HR Pic 2 prend en charge l’ensemble des besoins sur la gestion des paies : gestion de la paie et des déclaratifs légaux, notamment les DSN mensuelles et événementielles.

L’offre HR Pic 3 concerne principalement les TPE qui ne souhaitent absolument pas intervenir dans la gestion, en nous confiant d’autres processus de gestion administratives telles que la réalisation des contrats à partir de publipostage par exemple.

La majeure partie de nos clients ont fait le choix de souscrire à l’offre HR Pic 2.

Ce qui est primordial pour nous, c’est de toujours s’adapter aux besoins. Nos offres sont flexibles et peuvent évoluer en fonction des changements que connait le client. Le service se fait sur mesure pour la tranquillité d’esprit de nos clients. Nos offres comprennent un package initial qui est adaptable.

 

Quels sont les fonctionnalités de Silaexpert ?

SilaExpert possède des fonctionnalités spécifiques de gestion des ressources humaines :

  • Gérer les contrats de travail à partir de publipostage et sortir des contrats et avenants
  • Activer des alertes d’échéance
  • Activer une gestion électronique des données
  • Dématérialiser les dossiers individuels
  • Effectuer un suivi des visites médicales grâce à un module spécifique
  • Activer des alertes pour des convocations
  • Faire des extractions de synthèse sur Excel et établir son bilan social
  • Faire un suivi des actions de formation réalisées
  • Gérer la carrière des collaborateurs avec une gestion des entretiens annuels et une gestion des compétences dans un workflow qui centralise les informations
  • Personnaliser les droits d’accès pour que chaque intervenant puisse avoir un accès aux données avec un niveau de confidentialité adapté
  • Activer des portails salariés pour décentraliser les demandes de congés payés et/ou la déclarations des notes de frais et impliquer les managers dans la validation.

Au-delà du fait que SilaExpert soit un bon moteur de paie offrant des fonctionnalités élargies de gestion RH, ce logiciel est ergonomique : son utilisation est intuitive avec une navigation simplifiée, ce qui en fait un outil adapté à des utilisateurs non-initiés.  La saisie des variables se fait sur des masques de saisie et tous les états sont exportables sur Excel. Ainsi, il est possible par exemple de produire des plannings d’absence, récupérer facilement des données pour la production de reporting et de bilans sociaux. On peut aussi s’appuyer sur SilaExpert pour produire les affichages obligatoires.

Le logiciel est en perpétuel développement, de nouvelles fonctionnalités y sont régulièrement ajoutées. L’éditeur est à l’écoute des besoins des utilisateurs. Le portail propose régulièrement de nouveaux modules, dernièrement celui de la gestion des notes de frais et celui du suivi des entretiens annuels par workflow.

 

Quels sont pour vous, en tant que spécialiste de la paie et de la gestion sociale, les avantages d’un tel partenariat autour de cet outil ?

SilaExpert se démarque pas son aspect instinctif, son accessibilité pour les non-initiés et le haut niveau de confidentialité qu’il accorde en fonction des droits des utilisateurs. L’objectif est de faire intervenir toutes les personnes impliquées.

Il est flexible, on peut gérer toutes sortes de conventions collectives et de cas particuliers. Il s’adapte aux entreprises de toutes tailles.

Sa capacité évolutive en fait un outil prometteur dont les performances ne sont pas figées dans le temps.

Notre bilan est jusqu’ici très positif avec cet outil. Nous avons de très bons retours sur les questionnaires de satisfaction client, et nos gestionnaires de paie ont la capacité de faire preuve de proximité et de réactivité. Grace à l’expertise de nos gestionnaires de paie, nous avons également de bon retour de l’URSAF avec une marge d’erreur très faible et aucun redressement à ce jour.

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