Si ce n’est pas déjà fait, vos collaborateurs devraient envoyer leur déclaration aux impôts dans les jours à venir. A quelques mois de la mise en place du prélèvement à la source, la réforme suscite encore beaucoup de questions et d’inquiétudes. C’est maintenant que commence le travail afin de rassurer vos équipes.
A compter du 1er janvier 2019, les entreprises vont devenir officiellement le collecteur de l’impôt sur le revenu pour tous les employés français. Directement prélevé sur les revenus perçus, le PAS ne rassure pas vraiment. Et pour cause, les salariés ne sont pas vraiment rassurés à l’idée que leur employeur connaisse la réalité sur leur situation fiscale. Ils craignent ainsi des discriminations lors des promotions et augmentations salariales. Pour les entreprises, le travail s’annonce double. Tout d’abord, au niveau du système d’information de la paie qui devra être régulièrement à jour. L’entreprise devra appliquer le taux de prélèvement transmis automatiquement à la Direction générale des Finances publiques (DGFiP), via la DSN. 90% des contribuables auront un taux compris entre 0 et 10%. Enfin, le rôle des RH sera de rassurer les collaborateurs de la totale transparence de l’entreprise vis-à-vis de la situation fiscale de chacun.
Miser sur une forte campagne de communication interne
Le travail de communication commence dès maintenant. Le prélèvement à la source agit sur le revenu réellement perçu. Si celui-ci diminue, l’impôt est impacté en temps réel et à taux égal et non en décalage d’un an comme c’est le cas à présent. C’est donc un avantage certain pour le contribuable. Sa confidentialité est également à rappeler. Le taux de prélèvement de chacun est une donnée confidentielle qui ne doit jamais être divulguée ou prise en compte dans une décision. Tout manquement sera immédiatement condamné. Les salariés ont la possibilité de rendre leur taux d’imposition anonyme en souhaitant l’application d’un taux « neutre » et en réglant la différence directement lui-même à l’administration fiscale. Le délai limite fixé par la DGFiP pour faire son choix est pour fin septembre. Coté calendrier, deux campagnes de communication pourraient s’avérer indispensables selon les experts RH, une première en juin et l’autre en automne.
Le rôle de l’éditeur de logiciels
En mars dernier, HR Path software, l’entité éditrice de logiciel du Groupe HR Path s’est officiellement engagée dans la mise en œuvre du prélèvement à la source en signant la charte de la phase test auprès de la DGFiP. Afin d’assurer la bonne mise en œuvre de la réforme, la DGFiP et les éditeurs de logiciel de paie travaillent ensemble depuis le début de l’année 2016.
Si la mission des RH s’annonce capitale en interne, les éditeurs de paie occuperont un rôle primordial dans la transition. Ils doivent aujourd’hui répondre deux missions : former les gestionnaires et rassurer les salariés contribuables. « Chez HR Path, nous accompagnons nos clients dans toutes les étapes de la mise en place et prenons en charge tous les aspects logiciels. Nous veillons à l’adaptabilité du logiciel de paie à travers une première phase de pilotage avec des tests. Nôtre rôle en tant qu’éditeur est de préparer la préfiguration du PAS sur les bulletins de salaire de vos collaborateurs. Nous tenons nos clients régulièrement informés de l’avancement du Prélèvement à la source et nous gérons pour eux la collecte des taux applicables auprès de la DGFIP. Enfin, nous aidons nos clients à fiabiliser les données de leurs salariés. Xavier Clody, associé chez HR Path.
Un accompagnement nécessaire dans la mise en place du Prélèvement à la source
Si le prélèvement à la source va alléger la charge liée à la collecte de l’impôt sur le revenu de l’administration fiscale, les entreprises vont devoir assumer le rôle du collecteur de l’impôt sur le revenu. Cela va naturellement induire de nouvelles obligations ainsi que des charges supplémentaires pour l’adaptation des logiciels de paie.
Au-delà du système informatique autour de la paie, les différents services et notamment les RH seront fortement impactés, et sur différents points. L’inévitable sollicitation des salariés qui, par réflexe ou facilité, se tourneront vers le service paie ou RH pour trouver réponse à leurs questions. Bien que le seul interlocuteur du salarié concernant son taux d’imposition, la modification de sa situation personnelle ou toutes autres questions relatives au prélèvement reste l’administration fiscale, il n’en demeure pas moins que le prélèvement sera effectué sur son bulletin de paie et directement par son employeur. Puis vient aussi la responsabilité de tiers payeur vis-à-vis de l’administration fiscale et du salarié, une complexité supplémentaire qui vient s’ajouter au stress déjà fort éprouvé par les équipes paie suite à la mise en place douloureuse pour certains de la DSN.
La définition de la stratégie de communication de la fonction RH autour du prélèvement à la source se défini autour de trois points.
- Accompagner les collaborateurs = Salariés/Collaborateurs
- Accompagner les équipes paie = Responsables paie et GP
- Adapter les process et le SI paie = Responsables paie/SIRH