Un peu plus d’un mois après l’entrée en vigueur du RGPD, un autre défi de taille s’approche à grand pas pour les entreprises : le prélèvement à la source. Si les deux règlementations disposent chacune leurs propres difficultés, elles n’en restent pas moins très proches. Explications
Pour les ressources humaines l’année 2018 est celle des chantiers réglementaires. Si celui du RGPD révèle encore bien des soucis de conformité pour les entreprises, celui du Prélèvement A la Source arrive désormais à grands pas. Le 25 mai dernier, le Règlement Général sur la Protection des Données personnelles (RGPD) est officiellement entré en vigueur en Europe impliquant ainsi la responsabilité des entreprises sur la protection de leurs salariés et de leurs clients. Désormais, il y a nécessité à tout mettre en œuvre afin de la garantir tandis que l’entrée en vigueur du prélèvement à la source le 1er janvier 2019 ne va pas faciliter la tâche.
Selon la DGFIP celui-ci concernera près de 40 millions de foyers fiscaux en France et la mission pour les employeurs s’annonce délicate. Les Services RH vont accéder au taux d’imposition choisi par le salarié et donc à une donnée personnelle. Paradoxalement, par cette réforme, l’employeur entre au plus près de l’intimité de son salarié. Le prélèvement à la source ouvre une vision globale des revenus et du patrimoine de chacun. La seule parade qui s’offre aux salariés est celle du taux non personnalisé indexé uniquement sur le salaire.
La conformité du prélèvement à la source avec le RGPD
Comme pour les autres données personnelles, le taux de prélèvement de chaque collaborateur devra être inscrit dans le registre consacré. Pour l’entreprise, il s’agit de prendre toutes les mesures pour assurer la protection de cette nouvelle donnée. Concrètement cela signifie plusieurs choses, d’un point de vue organisationnel seuls les collaborateurs habilités (généralement les RH) pourront accéder à l’information. D’un point de vue technique, le RGPD nécessite une protection maximale pour toutes les données sensibles dont le PAS fera partie et donc bien souvent un investissement conséquent pour les entreprises.
Et c’est loin d’être gagné, en février 2018, seulement 7% des entreprises se déclaraient conformes au RGPD (Source : Les Echos). Aujourd’hui, une grande majorité des entreprises ont menés les actions nécessaires pour se conformer au nouveau règlement européen mais certaines peinent encore à y parvenir, particulièrement les TPE. En cause, la nécessité d’une transformation numérique globale très rapide et le coût que cela comprend.
Les affinités entre les deux règlementations n’en restent pas moins très fortes en matière de sécurité, ou des différents droits qu’elles imposent. Pour les DRH, il s’agit de poursuivre la digitalisation de l’entreprise, de former les équipes à toutes les règles sécuritaires mais aussi juridiques et à les aider à comprendre ces nouveaux enjeux.
Les droits du salarié en relation avec le prélèvement à la source
Directement prélevé sur les revenus perçus, le PAS ne rassure pas vraiment. Et pour cause, les salariés ne sont pas vraiment ravis à l’idée que leur employeur connaisse la réalité sur leur situation fiscale. Ils craignent ainsi des discriminations lors des promotions et augmentations salariales. En tant que dispositif légal et obligatoire, l’employeur n’a pas à se soucier du consentement du collaborateur toutefois cela ne l’empêche pas pour autant de devoir l’informer.
En matière de conservation de données, celles-ci se conservent pendant toute la durée du contrat puis cinq ans minimum après le départ du collaborateur. Le salarié peut faire valoir son droit de rectification et d’accès à son fichier personnel. Seul le droit à l’oubli ne s’applique pas avant la fin de la durée de conservation car dans le cas du prélèvement à la source, le délai de la loi prime sur le droit individuel.