La paie est au cœur des mutations réglementaires et technologiques. Après l’entrée en vigueur du RGPD, du bulletin de paie clarifié, de la DSN et du prélèvement à la source, un autre défi de taille se présente aux entreprises : le « Robotic Process Automation ».
La DSN
Depuis janvier 2017, les entreprises sont entrées en phase de production de la DSN phase 3. Etant donné les importants volumes de lancement, il est légitime de s’attendre à des retours de la part des organismes sociaux ou fiscaux. Pourtant, ce n’est pas là que se situe la problématique majeure des entreprises. En effet, c’est plutôt du côté des organisations ayant pris du retard dans cette procédure. Elles vont devoir gérer deux difficultés principales :
- Les personnes générant cette DSN doivent maîtriser non seulement le réglementaire de paie mais également les paramétrages logiciels. Si les éditeurs mettent en place des fiches conseils, la procédure reste lourde et complexe puisque chaque organisme (social, fiscal) a mis en place des codifications différentes.
- L’entreprise peut être tentée de demander de l’aide à l’éditeur du logiciel, ce qui comporte un risque puisque ce dernier ne connaît pas forcément toutes les spécificités comptables et réglementaires du client.
Le Bulletin de paie clarifié
Aussi appelé bulletin de paie simplifié, il doit être mis en place dans les entreprises de plus de 300 salariés depuis 2018. Si les petites entités sont plutôt enclines à l’adopter, les grandes entreprises sont moins pressées. Elles doivent en effet négocier avec les représentants du personnel mais également adopter la bonne stratégie de communication pour éviter que les salariés aient une réaction hostile face à ce nouveau bulletin de salaire. Notre conseil : transmettre les deux modèles de bulletin de salaire pour laisser un temps d’adaptation.
Le Prélèvement à la source
La retenue à la source est entrée en vigueur en France le 1er janvier 2019. Alors que les éditeurs de logiciels ont déjà beaucoup travaillé sur le sujet, il faut encore anticiper les réactions des salariés. Ceux-ci se retrouvent avec un montant de salaire net en baisse et cela peut à terme créer des tensions dans la relation employeur/employé. Ici, deux enjeux majeurs : bien paramétrer l’outil et identifier le bon taux à appliquer en fonction de la situation du salarié.
RPA « Robotic Process Automation »
Les solutions de paie intègrent des fonctionnalités toujours plus innovantes, s’orientant de plus en plus vers l’intelligence artificielle pour permettre d’automatiser un nombre croissant de processus. Est-ce une menace pour le métier de gestionnaire de paie ? Certes, les outils ont considérablement évolué à travers un nombre croissant de tâches automatisées. Pourtant, il n’en reste pas moins que le gestionnaire de paie doit cerner l’ensemble des problématiques.
Ce dernier doit toujours assurer le contrôle. Il est important de bien comprendre que les logiciels de paie ne sont pas des presse-boutons. Une forte complexité doit toujours être gérée et une intervention est nécessaire lorsque, par exemple, des erreurs se produisent sur un bulletin de salaire et afin de pouvoir fournir des explications aux clients et/ou aux administrations.
Le RPA « Robotic Process Automation » permet d’automatiser des processus à forte volumétrie chronophage voire impossible à réaliser humainement, par exemple remplacer les saisies manuelle sur les créations de salariés, Fournir des Contrôleurs DSN & Paie aux Gestionnaires de Paie afin de traiter les anomalies en amont ou gérer automatiquement le transfert sécurisé de données personnelles.
Le RPA permet aujourd’hui de simplifier les tâches complexes, réduire leurs coûts de traitement, fluidifier le transfert d’informations, mettre de l’ordre dans les différents processus, surveiller la progression en temps réel et d’allouer les ressources humaines avec pertinence.
Recruter ou externaliser ?
La paie évolue constamment et les enjeux d’adaptation et de conformité sont immenses pour les entreprises. Le métier de Gestionnaire de Paie se complexifie et nécessite une réelle maîtrise métier paie et logiciel de paie mais aussi de nouvelles compétences telles que l’analyse de données, ainsi que des qualités uniques que sont l’initiative et le travail d’équipe. Les entreprises ont donc besoin de s’appuyer sur des profils à la fois experts métiers et maîtrisant les outils modernes.
Ces profils de gestionnaires de paie sont rares et pénuriques, notamment parce que les étudiants ont tendance à privilégier des formations RH généralistes. De ce fait, les entreprises doivent de plus en plus réfléchir à l’externalisation. En confiant leurs payes à des sociétés ayant recours à des experts métiers et techniques, elles vont bénéficier d’une solution moins coûteuse et surtout moins risquée pour s’adapter à un environnement en perpétuelle évolution.