Le 20 février 2017, M. Jean-Christophe Sciberras a remis à Myriam El Khomri, ministre du Travail, un rapport intitulé « Les enseignements de l’expérimentation sur la clarification du bulletin de paie ». À quelques mois de la généralisation aux employeurs de moins de 300 salariés, voici ce que l’on peut en retenir, entre précisions pratiques, propositions d’évolutions (nouvelles mentions, prélèvement à la source, etc.) et bonnes pratiques pour la conduite du projet en entreprise.

Ce rapport s’inscrit dans le cadre du déploiement de la nouvelle présentation du bulletin de paye et des maquettes à respecter, issues d’un décret et d’un arrêté de février 2016 (décret 2016-190 du 25 février 2016, JO du 26 ; arrêté du 25 février 2016, texte 15, JO du 26).

Les employeurs de 300 salariés et plus sont tenus de s’y conformer depuis le 1er janvier 2017. Pour ceux de moins de 300 salariés, l’échéance est fixée au 1er janvier 2018, sauf à décider de basculer en amont, courant 2017.

Après la remise de ce rapport, il appartient maintenant aux pouvoirs publics d’arbitrer les mesures retenues et d’adapter en conséquence l’article R. 3243-2 du code du travail et, en tant que de besoin, les maquettes de l’arrêté du 25 février 2016.

Précisions pratiques

Le rapport diffuse un certain nombre de précisions de la direction de la sécurité sociale (DSS) : présentation des cotisations et contributions, cotisation patronale d’allocations familiales, ligne et case relatives aux allégements de cotisations, taxes spécifiques, etc.

Taux des cotisations patronales

Les modifications suggérées par le rapport visent à mettre en phase le code du travail (c. trav. art. R. 3243-1) avec les maquettes de l’arrêté du 25 février 2016.

En particulier, le rapport recommande de modifier l’article R. 3243-1, afin de supprimer l’obligation d’indiquer le taux des cotisations patronales, en miroir des maquettes qui n’en font pas mention. À cet égard, on rappellera que la direction de la sécurité sociale admet les deux présentations, de sorte qu’une entreprise qui se conforme aux maquettes officielles sans mention des taux patronaux est bien « dans les clous » de la réglementation.

De même, le rapport invite à réviser les dispositions relatives à la mention du montant de la cotisation patronale d’allocations familiales. Cet automne, la DSS avait en effet déjà précisé que si un employeur bénéficie du taux réduit de cotisation AF, c’est le montant correspondant au taux réduit qu’il faut indiquer à la ligne ad hoc. Cette solution est logique, même s’il n’est pas tout à fait conforme à la lettre du code du travail, selon lequel le montant indiqué doit être avant déduction des exonérations et exemptions.

Retraite complémentaire et complémentaire santé

Pour les lignes relatives aux contributions de retraite complémentaire, l’expérimentation semble avoir fait ressortir un manque d’information sur les caisses de retraite, qui pourrait rassurer davantage les salariés quant à la traçabilité de leur carrière. Idem pour la complémentaire santé.

La ministre du Travail a souligné que les nouvelles maquettes n’empêchent en rien les entreprises de maintenir ces informations.

Bulletin de paye dématérialisé

Myriam El Khomri a également déclaré retenir la proposition d’une nouvelle mention obligatoire sur les bulletins de paye dématérialisés, afin d’y faire figurer une information quant à la possibilité de les consulter sur le portail Internet du compte personnel d’activité

Prélèvement à la source de l’impôt sur le revenu

Le rapport revient en outre sur l’incidence du prélèvement à la source de l’impôt sur le revenu (horizon 2018 selon la loi de finances pour 2017), en suggérant plusieurs nouvelles mentions obligatoires.

Sur ce point, il n’y a pas de véritable nouveauté, puisque la nécessité de ces ajouts est clairement ressortie des documents parlementaires relatifs à la loi de finances pour 2017.

Les informations suivantes pourraient figurer sur le bulletin de paye :

-le montant net avant impôt sur le revenu (comme c’est le cas actuellement sous la rubrique « net à payer ») ;

-le taux de la retenue à la source opérée ;

-l’assiette de la retenue à la source (« net imposable » qui, au demeurant, ne fait pas actuellement partie des mentions obligatoires du bulletin de paye, mais le serait nécessairement à l’avenir) ;

-le montant de l’impôt sur le revenu retenu sur la paye ;

-le montant net à verser au salarié, après retenue à la source.

Sur le plan technique, le rapport suggère les intitulés suivants :

-« Impôt sur le revenu prélevé », pour la ligne sur laquelle figureraient l’assiette, le taux et le montant de l’impôt sur le revenu prélevé ;

-« Montant qui aurait été versé avant prélèvement à la source », pour la case indiquant le montant avant impôt sur le revenu mais après cotisations sociales ;

-« Net payé en euros », pour le montant que l’entreprise verse au salarié après retenue à la source.

Là encore, la balle est maintenant dans le camp des pouvoirs publics, à qui il appartient de modifier le code du travail.

Des salariés satisfaits ?

Au passage, on notera que les auteurs du rapport font valoir que dans les entreprises ayant expérimenté le nouveau bulletin de paye dès 2016 (environ 100 000 salariés), les salariés interrogés se sont déclarés globalement satisfaits (23,3 % tout à fait satisfaits, 65 % plutôt satisfaits).

Mais il est vrai que la réforme touche ici à la seule présentation du bulletin de paye, et pas aux éléments de calculs.

Il en ira sans doute autrement pour le prélèvement à la source, qui aura un impact direct sur le montant effectivement versé aux salariés…

Bonnes pratiques liées au déploiement du nouveau bulletin de paye

Le rapport fait également état de bonnes pratiques utiles à la réussite du déploiement du nouveau bulletin de paye et que nous résumons dans le tableau ci-après. Il s’agit ici d’enseignements tirés de l’expérimentation, mais qui n’ont pas de caractère impératif.

Les entreprises qui le souhaitent pourront s’en inspirer, en les adaptant en tant que de besoin.

Plus généralement, les entreprises pourront le cas échéant saisir l’opportunité que représente la mise en place du nouveau bulletin de paye pour revoir l’intégralité des lignes de leur bulletin de salaires, y compris celles qui leur sont spécifiques et améliorer leur présentation.

 

 

Les bonnes pratiques de conduite du projet (source : rapport Sciberras)
Phase 1 – Compréhension/réflexion sur les enjeux du bulletin de paye simplifié au sein de l’entreprise
• L’objectif est de faire un état des lieux précis de l’existant (ressources humaines et financières, fonctionnement de la paye…) qui implique de se poser plusieurs questions :

-sur l’existant : quels sont les différents types de bulletins de paye utilisés ?

-quelles sont les rubriques existantes et quels agrégats/regroupements vont être faits dans le cadre de la simplification ?

-sur la conduite du projet dans l’entreprise : qui va être en charge du projet ? quelles sont les mesures d’accompagnement nécessaires des professionnels de la paye (formation/information) ?

-sur l’information qui doit précéder et accompagner l’envoi du nouveau bulletin de paye.

• Ce travail doit être soutenu par la pédagogie effectuée, le cas échéant, par l’éditeur de paye.

Phase 2 – Mise en œuvre du projet
Définition de la maquette du nouveau bulletin de paye • Il s’agit d’appliquer les textes réglementaires définissant le nouveau modèle en tenant compte des spécificités internes (mutuelles, etc…) et de tous les cas de figure de salariés.

• Ainsi, les noms des caisses de retraite complémentaires et des organismes de protection sociale complémentaire (mutuelle…) pourraient être mentionnés par l’entreprise, lorsque les salariés le souhaitent.

Fabrication des nouveaux bulletins de paye • Les principales étapes à considérer sont les suivantes :

-adaptation et paramétrage du logiciel de paye ;

-conséquence sur l’éditique ;

-étape de test/vérification des agrégats effectuée par l’entreprise (et en parallèle par l’éditeur de logiciel de paye), afin de contrôler que les regroupements ne donnent pas lieu à des erreurs préjudiciables pour l’entreprise comme pour le salarié ;

-décision de maintenir ou non en parallèle pendant un ou deux mois l’ancien et le nouveau bulletin (certaines entreprises de l’expérimentation ont remis d’emblée le nouveau bulletin seul, accompagné d’un guide ou d’une notice explicative) ;

-gestion de la coexistence des deux bases de données, bulletin détaillé pour poursuivre le contrôle classique, et – ce qui est obligatoire – nouveau bulletin dit « clarifié » à destination des salariés.

• Ce travail est réalisé en interne (entreprise auto-éditrice) ou demandé à l’éditeur de logiciel de paye.

Information précédant et accompagnant l’envoi du nouveau bulletin de paye • Information des représentants des salariés

• Information individuelle des salariés au moyen d’une brochure explicative accompagnant le premier envoi

• Information personnalisée sur l’Intranet de l’entreprise en fonction de chaque salarié

• Information collective des salariés : intranet, vidéos, questions/réponses, affichage, etc.

• Deux informations essentielles à transmettre :

-les modifications portent uniquement sur la présentation et non les calculs ;

-la nouvelle présentation est obligatoire et vise une clarification du bulletin de paye ; elle s’impose à l’entreprise

Conférence de presse du 20 février 2017 ; Rapport « Les enseignements de l’expérimentation sur la clarification des bulletins de paie » http://travailemploi.gouv.fr/IMG/pdf/rapport_bulletin_de_paie_-_20_fev.pdf

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