Les entreprises cherchent à accroître leur compétitivité en se déchargeant des activités à faible valeur ajoutée. Bien qu’elle soit le garant de la paix sociale, la paie est considérée comme telle. C’est pourquoi les sociétés cherchent des moyens pour se décharger de cette fonction et se recentrer sur l’essentiel.   

Qu’est-ce qui déclenche la réflexion de l’externalisation de la paie ?

  • L’organisation de la société

Dans les cas où l’activité de l’entreprise varie, elle peut recourir à l’externalisation.

Le besoin en personnel change en fonction de l’activité de l’entreprise. En cas de surcroît d’activité, la société peut rapidement être débordée. A l’inverse, si son activité baisse, le personnel peut être trop nombreux par rapport à ses besoins. Dans ces cas-là son organisation ne correspond plus à aux besoins réels et elle doit prendre des décisions pour s’adapter rapidement à son nouveau contexte.

L’externalisation peut l’aider à pallier les insuffisances de personnels et être une réponse à sa réorganisation.

  • La Complexification de la paie

Avec la multiplication des règles de paie chaque année, les sociétés ont du mal à réaliser des paies exactes. De plus elles doivent être en mesure d’expliquer les évolutions et les variations induites par les nouvelles règles à leurs salariés pour éviter de créer des tensions avec ses collaborateurs.

A noter également que les sociétés cherchent à maîtriser les coûts de production de leur paie, qui peuvent varier régulièrement.

  • Dans le cas où un salarié compétent quitte l’entreprise

Quand un collaborateur maîtrise parfaitement la paie de l’entreprise et s’en va, il n’est pas toujours facile de retrouver une personne pour le remplacer !

Celui-ci a pris le temps de comprendre les règles de paie, les conventions collectives. Il sait s’informer de l’évolution de ces règles, il connait le secteur d’activité et le contexte de l’entreprise. Des atouts qui s’acquièrent avec du temps et de l’expérience. Une entreprise peut être amenée à externaliser sa paie suite au départ de l’un de ses collaborateurs, pour optimiser la gestion de sa paie rapidement et efficacement.

Les étapes de l’Externalisation de la paie

  • Faire un audit de son service Paie

Cette phase est importante pour bien négocier toute transition/changement/évolution de l’activité paie. En faisant appel à un prestataire, l’entreprise permet à un acteur externe (qui dispose d’un certain recul) d’étudier son service pour en déceler les points forts et les points faibles. Cette étape permet de maîtriser l’ensemble des éléments (contexte, besoin, objectifs), disposer de l’avis d’un expert et ainsi mieux appréhender les évolutions à venir.

  • Savoir ce qu’on veut externaliser

L’audit est un excellent moyen d’identifier les processus matures qui peuvent être externalisés, une étape indispensable pour définir le niveau de service requis et crucial pour anticiper les besoins futurs.

Après l’audit, l’entreprise a les bonnes cartes en mains pour prendre ses décisions.

Si elle recourt à un prestataire, elle devra veiller sur le travail qu’il réalise pour s’assurer de la cohérence entre ses attentes et les services réalisés. Elle mettra en place des moyens en laissant un espace suffisant au prestataire pour qu’il puisse travailler correctement.

  • Envoi de l’appel d’offre

Une fois que l’entreprise sait où elle en est et ce qu’elle veut faire, elle pourra envoyer son appel d’offre. Si elle fait appel à un prestataire, celui-ci sera en mesure de lui proposer les solutions dont elle a réellement besoin. Par sa connaissance des outils et sa compréhension de la problématique métier, il saura proposer la meilleure solution au client.

  • Le choix et la mise en place de la solution

Quand la société choisit la solution qu’elle souhaite acquérir et établit son niveau de service avec son prestataire (ou l’éditeur), celui-ci pourra compléter l’audit réalisé précédemment pour que le projet soit mis en place correctement (conception, paramétrage, recette et mise en production).

  • Le suivi post-production

Une fois le projet réalisé, le prestataire (ou l’éditeur) aura pour rôle d’accompagner l’entreprise jusqu’à atteindre une fluidité dans la globalité du processus d’externalisation. Ce suivi est nécessaire pour traiter les derniers dysfonctionnements, veiller à ce que les collaborateurs s’adaptent aux nouveaux processus et vérifier si les niveaux de service sont bien respectés. Tout cela jusqu’à ce que l’entreprise soit en mesure d’assurer son propre suivi.

L’externalisation est un moyen de gagner du temps et d’améliorer l’efficacité de la paie produite. Un niveau de service doit être défini et seuls les processus matures peuvent être externalisés. Ces prérequis doivent être pris en compte pour réussir son externalisation.

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